تحقیقات نشان داده است که اکثر تعاملات بین افراد در ایستگاه های کار گروهی (میز گروهی) اتفاق می افتد. نتایج این تحقیقات برخلاف تصورات گذشته است که اتاق و جلسات کاری را محلی برای افزایش تعاملات و بروز خلاقیت معرفی کرده اند. یک ایستگاه کاری یا میز گروهی باید علاوه بر ایجاد محیطی با امکان تعامل بین کارشناسان امکان حفظ حریم شخصی را نیز برای آنها مهیا سازد.
شرکت آریا شیک
شرکت آریاشیک به عنوان یکی از اصلی ترین شرکت های فعال در حوزه عطر و لوازم آرایشی بهداشتی در ایران فعالیت دارد. این شرکت با ارائه معتبرترین و معروف ترین برندهای دنیا نقش مهمی را در صنعت لوازم زیبایی و بهداشتی ایفا می نماید. با توجه به تعاملات و شرکای خارجی این شرکت همواره تفکری متفاوت از ساختار سازمانی در کشور بر این سازمان حاکم است. از برندهای تحت پوشش این شرکت می توان به برندهای پرادا، دولچه گابانا، والنتینو، اسکادا و … اشاره نمود. فضای اداری تجهیز شده شرکت آریا شیک با استفاده از میز گروهی با در نظر گفتن سرمایه های انسانی آن سازمان و با توجه به نگرش مدیریت آریا شیک صورت گرفت. نگرشی که محیط کار را محیطی فراتر از محلی برای انجام فعالیت های روزانه کاری می داند.
چالش ها
تحقیقات نشان داده است که اکثر تعاملات بین افراد در ایستگاه های کار گروهی (میز گروهی) اتفاق می افتد. نتایج این تحقیقات برخلاف تصورات گذشته است که اتاق و جلسات کاری را محلی برای افزایش تعاملات و بروز خلاقیت معرفی کرده اند. یک ایستگاه کاری یا میز گروهی باید علاوه بر ایجاد محیطی با امکان تعامل بین کارشناسان امکان حفظ حریم شخصی را نیز برای آنها مهیا سازد.
شرکت آریاشیک با توجه به فرهنگ سازمانی خود به عنوان یک شرکت بین المللی به محیطی با کمترین میزان دیوارکشی و حداکثر میزان تعامل بین پرسنل خود نیاز داشت بطوریکه علاوه بر حفظ و ترویج کارگروهی حریم شخصی افراد نیز حفظ گردد. زمانیکه به یک ایستگاه کارگروهی پیاده شده توسط میز گروهی فکر می کنیم یکی از اولین نکاتی که به ذهن می رسد بهم ریختگی فضا و ضعف در نظم و انضباط حاکم بر محیط است.
کابل و سیم کشی های محیط، سر و صدا و تنش های ایجاد شده در فضا با توجه به فعالیت افراد مختلف از مواردی است که همواره مانعی برای اجرا یک ایستگاه کار گروهی است. از طرفی محدودیت در فضای اداری اجازه داشتن چندین اتاق جلسه و ملاقات را به شما نمی دهد. با توجه به مشکلات فوق بسیاری از سازمان ها در نهایت باید بین ایجاد فضای کارگروهی و یا سازمانی با چارچوب های مشخص در استفاده از فضا تصمیم گیری نمایند و در نهایت از فضای اداری خود رضایت کامل نخواهند داشت. یک ایستگاه کاری یا میز گروهی باید علاوه بر ایجاد محیطی با امکان تعامل بین کارشناسان امکان حفظ حریم شخصی را نیز برای آنها مهیا سازد.
راهکارهای ما
طراحان میز گروهی سهلان با تمرکز بر نیازهای موجود در صنعت دکوراسیون اداری، ایستگاه کاری (ورک استیشن) را طراحی نموده اند. این میزهای گروهی با تکیه بر تفکر کار تیمی و به عنوان اهرمی برای تشویق پرسنل برای مشارکت و افزایش کارگروهی طراحی شده اند. استفاده از یک ایستگاه کاری (ورک استیشن) به معنی توجه هرچه بیشتر و دقیق تر به نیازهای فردی است. در فضای کاری مختص خودتان شمامی توانید فضا و نیازهای خودتان را مدیریت نمایید و در زمان مناسب نیز با افراد مختلف تعاملات لازم را داشته باشید. ایستگاه های کاری باید بتوانند بطور همزمان پاسخگوی نیازهای شما باشند و بتوانند هر سه نوع فعالیت انفرادی، تیمی و عمومی شما را پوشش دهند. محیط های اختصاصی با استفاده از دیوار و تیغه از هم جدا می شوند درحالیکه در میز گروهی با استفاده از پانل ها علاوه بر ایجاد فضای مجزا امکان تعامل با دیگر افراد تیم نیز فراهم می شود.
با توجه به اینکه یک ایستگاه کاری یک فضای باز را برای تمامی افراد سازمان ایجاد می نماید باید بتواند فضایی را برای جلوگیری از حواس پرتی افراد ایجاد نماید. میز گروهی به شما اجازه می دهد تا براحتی با همکاران خود ارتباط برقرار کنید و در عین حال فضای مختص به خود را داشته باشید.
در واقع، ایستگاه های کاری (ورک استیشن) دسترسی آسانی را برای شما ایجاد می نمایند ولی در عین حال تمام فعالیت های شما را برای تمامی افراد آشکار نمی کند. با توجه به نحوه و سایز پانل های استفاده شده ایستگاه کاری درک بهتری از فضای کاری و محیط سازمان را در اختیار شما قرار می دهد و همچنین به شما اجازه می دهد تا از فضای خود به صورت بهینه استفاده نمایید.
سایت کاری (ورک استیشن)، محیطی با استاندارهای لازم برای کار تیمی
استفاده از پارتیشن های دوجداره نما و نماپلاس باعث شد که کارمندان علاوه بر داشتن فضای شخصی خود، دید بهتری نسبت به محیط کاری خود داشته باشند و فضای کاری وسیع تر به نظر برسد. ضمن اینکه محیط اداری پیشین شرکت کاوه در دسته محیط های بسته (Enclosed office) طبقه بندی می شد؛ در نتیجه استفاده از پارتیشن های نما با ترکیب شیشه و فلز، پرسنل این شرکت از این پس از محیطی باز و با دامنه دید وسیع بهره می برند و تجربه متفاوتی از دفاتر کار باز(Open Office) خواهند داشت.
بدون شک نوع مبلمان اداری نیز تاثیر زیادی در طراحی فضای کاری دارد. با توجه به حجم بالای کارمندان در طبقات و واحدهای مختلف این ساختمان (حدود 40 کارمند در هر واحد با متراژ حدود 500 متر مربع)، راهکار ما استفاده از مبلمان اداری لیما بود. این مدل مبلمان اداری با طراحی ظریف و مینیمال خود، علاوه بر افزایش تعامل بین کارمندان، فضا را باز و وسیع نشان می دهد. میزهای لیما در عین سادگی، تمامی ملزومات اداری برای کارمندان را نیز فراهم می نماید.
سایت کاری، فضای دور از بهم ریختگی و بی نظمی
همواره در هنگام استفاده از ایستگاه کاری دو نگرانی عمده برای افراد سازمان وجود دارد. نگرانی اول در مورد نظم و انضباط کلی فضا با توجه به باز بودن فضای اداری است. خوشبختانه در طراحی ایستگاه کاری و میز گروهی سهلان به این نکات توجه شده است بطوریکه تمامی عملیات سیم کشی مورد نیاز از داخل پانل ها صورت می گیرد و هیچ گونه کابل کشی و یا مواردی که باعث ایجاد بی نظمی یا نامرتبی فضا شود دیده نمی شود. از طرفی و نیاز به تغییرات سراسری نیست. در واقع دسترسی آسان برای بخش های مختلف فضا برای شما وجود دارد. نگرانی دوم در محیط های باز حواس پرتی ناشی از تردد درمحیط کاری است. نحوه طراحی محل استقرار پرسنل و راهروهای ارتباطی نقش بسزایی در کاهش این نگرانی دارد که شناخت کافی از استانداردهای تجهیز فضای اداری لازمه پیاده سازی فضای اداری باز است. شناخت کافی از استانداردهای تجهیز فضای اداری لازمه پیاده سازی فضای اداری باز است.
محیطی برای مدیریت تنش های فعالیت روزانه
نوع نگاه به نیروی انسانی در آریا شیک نشان از توجه این سازمان به پرسنل خود به عنوان بخشی از سرمایه های شرکت می باشد بطوریکه یکی از اصلی ترین پارامترها در هنگام طراحی فضای این سازمان با استفاده از میز گروهی توجه به آرامش و راحتی سرمایه های انسانی سازمان در کنار ایجاد محیطی برای افزایش بازدهی و بهره وری افراد بود. برای محقق کردن این خواسته ها در وهله اول در محیط اداری این سازمانی بخشی را تحت عنوان کافه تریا در محیط شرکت با بهترین چشم انداز به سطح شهر برای پرسنل مهیا نمودیم تا بتوانند در کنار فعالیت ها و تنش های روزانه بخشی از زمان خود را برای صرف نوشیدنی به منظور کاهش استرس های کاری و تعامل با دیگر افراد سازمان اختصاص دهند.
از طرفی در بخشی از محیط سازمان نیز اتاقی تحت عنوان اتاق سکوت مهیا گردید تا افراد بتوانند از این محیط برای انجام فعالیت های شخصی استفاده نمایند تا علاوه بر داشتن محیط اختصاصی، با توجه به باز بودن فضا، موجب حواس پرتی و برهم زدن تمرکز دیگر افراد سازمان نشوند. حفظ حریم شخصی در کنار فضایی برای کار گروهی از مهم ترین نیازهای هر سازمانی می باشد.
دستاوردها
پیاده سازی یک فضای اداری با استانداردهای فضای کاری باز همواره چالش های زیادی را به همراه دارد. فضایی برای ترویج کارگروهی بدون ایجاد بی نظمی های ناشی از کار گروهی!
ما در این پروژه با تکیه بر طراحی مدولار میز گروهی خود بی نظمی های موجود در فضای اداری را از بین بردیم. امکان سیم کشی از داخل پانل ها در کنار امکان جداسازی و تعمیر هر قسمت پارتیشن ها و ایستگاه ها بطور مجزا بخشی از نگرانی های موجود برای ایستگاه های کاری را از بین برد. علاوه بر این موارد رویکرد سازمانی آریا شیک امکان ایجاد فضاهایی متفاوت از استانداردهای جاری را مهیا ساخت. اتاق سکوت و محیطی اختصاصی برای استفاده پرسنل شرکت برای استراحت از جمله این موارد بود. این فضاها علاوه بر کاهش استرس های ناشی از فعالیت های روزمره سبب افزایش رضایت پرسنل از محیط کاری خود و در نتیجه افزایش بازدهی و بهبود عملکرد آنها نیز داشت. با توجه به بررسی های انجام شده حدود 70 درصد از پرسنل شرکت آریا شیک از فضای تجهیز شد خود رضایت دارند.
پیاده سازی استانداردهای روز ارگونومیک در کنار توجه به زیبایی فضای اداری از اصلی ترین دلایل این میزان رضایت پرسنل سازمان از محیط اداری خود می باشد. فضای اداری تجهیز شده شرکت آریا شیک با در نظر گفتن سرمایه های انسانی آن سازمان و با توجه به نگرش مدیریت آریا شیک صورت گرفت. نگرشی که محیط کار را محیطی فراتر از محلی برای انجام فعالیت های روزانه کاری می دانست. در محیط اداری آریاشیک شما می توانید در کنار انجام فعالیت های کاری خود بخشی از زمان خود را به همکاران خود اختصاص دهید، با آنها به گفت و گو بپردازید، در صورت نیاز به دور از هیاهوی حاکم فعالیت های شخصی خود را سامان دهید و در نهایت در بهترین چشم انداز دفتر آرامش مورد نیاز برای روز آینده خود را بدست آورید.
برای افزایش زیبایی فضا و همچنین ایجاد یک هویت سازمانی یکسان برای تمامی دفاتر شرکت آریا شیک در کشور از رنگ ها خاص و مختص این سازمان در تمامی فضاها استفاده شد. به گونه ای که مراجعه کنندگان در تمامی این دفاتر حس یکسانی از فضا و برند آریاشیک بدست آورند و تغییر محیط تاثیری بر رفتار و تصمیم گیری آنها نداشته باشد. از طرفی در انتخاب این رنگ سعی شد تا همزمان تعادلی میان گرم و سرد بودن فضا در محیط عمومی سازمان وجود داشته باشد و اتاق جلسات با استفاده از رنگ های گرم و طراحی کمد و فایل مخصوص نقش خود را در تاثیرگذاری بر مراجعه کنندگان و افراد حاضر در اتاق داشته باشد.
با توجه به مجزا بودن دفاتر، استفاده از میز گروهی و همچنین زمان متفاوت تجهیز آنها رنگ ها و متریال های استفاده شده عینا و بدون کمترین تفاوتی با نمونه استفاده شده قبلی مجددا برای تجهیز فضای جدید مورد استفاده قرار گرفت.
