حدود 80 درصد از کارشناسان ادار‌ه‌های این طبقه از طرح اجرا شده رضایت خاطر داشتند و به این نکته اشاره کردند که در فضای طراحی شده تمامی ظرافت‌های لازم برای تعامل بهتر با مراجعین در نظر گرفته شده است. به علاوه، نظرات مثبتی در مورد تعامل بهتر با کارشناسان این بخش، از سوی مراجعین این سازمان دریافت شد.
صندوق ضمانت صادرات ایران، فعالیتش را در سال 1352 زیر نظر وزارت صنعت، معدن و تجارت آغاز کرد. این سازمان با حمایت بخش دولتی، با هدف تشويق صادركنندگان ایرانی به توسعه فعاليت‌هاي صادراتي با ارائه حمایت‌هاي لازم از آنها در مقابل خطرهای سياسي و تجاري، اعتبارنامه و بیمه‌نامه‌های صادراتی صادر می‌کند. در واقع، تمامی مجوزهای لازم جهت صادرات انواع کالا به خارج از کشور توسط این سازمان صادر می‌گردد.
همچنین، این سازمان به عنوان کانال ارتباطی با صندوق‌های ضمانت و سازمان‌های مربوطه دیگر کشورها شناخته شده و در تمامی زمینه‌های توسعه صادراتی کشور، نقش مهمی ایفا می‌کند. ساختمان صندوق ضمانت صادرات ایران در نزدیکی میدان آرژانتین، در شهر تهران، قرار دارد و از جمله ساختمان‌هایی است که فضای داخلی آن، با توجه به قدمت سازمان، قدیمی و ناکارآمد است.
این ساختمان در شش طبقه ساخته شده است و تمامی پرسنل آن در فضایی فعالیت داشتند که طراحی آن به حدود 40 سال پیش بازمیگشت. در این سال‌ها، فضای اداری این سازمان بر اساس طرح و برنامه‌ای مشخص پیش نرفته بود و برای نخستین بار بود که مدیران این سازمان قصد داشتند، طرح و فضای مدرنی در ساختمان خود پیاده‌سازی نمایند. گروه طراحی شاندرمن، مسئول پروژه‌های ساختمانی سازمان صندوق ضمانت، در پروژه تجهیز فضای اداری این سازمان نقش ناظر پروژه را بر عهده داشت و تمام هماهنگی‌های لازم جهت تجهیز فضای اداری سازمان صندوق ضمانت، با این گروه انجام شده است.
چالش ها
با توجه به اهداف مدیران سازمان صندوق ضمانت برای تجهیز و بهره برداری از فضای اداری، مبلمان اداری با طراحی خاص و مطابق با نیاز سازمان وارد خط تولید شد و از پارتیشن اداری دوجداره نما و نماپلاس برای تجهیز فضای اداری استفاده شد.
طراحی این فضا نیاز به پارتیشن اداری دوجداره ای با امکان استفاده از شیشه به عنوان متریال اصلی را نشان می داد. بهترین گزینه برای پیاده سازی این نوع پارتیشن، پارتیشن اداری دوجداره نما و نماپلاس شرکت سهلان می بود.
با استفاده از این پارتیشن اداری دوجداره، تمامی فضای اداری این مجموعه از شیشه به عنوان متریال اصلی در فضا استفاده شد و در هیچ جایی از آن از چوب یا جنس دیگر استفاده نشد. طراحی و تولید شخصی‌سازی شده چالش‌هایی در زمینه زنجیره تأمین محصولات و خدمات به وجود می‌آورد. این چالش با قابلیت طراحی و تولید مدولار به راحتی مدیریت شد و مطابق با نیاز پروژه، محصولات و تغییرات در فرم استاندارد محصولات برای پیشبرد هرچه بهتر پروژه تولید و بروزرسانی شد.
به عبارت دیگر، با توجه به اینکه پارتیشن اداری دوجداره و مبلمان اداری مطابق با نیازهای سازمان صندوق ضمانت طراحی شده بود، باید مرحله تولید، اجرا و همچنین خدمات پس از فروش به خوبی برنامه‌ریزی و مدیریت می‌شد. در واقع، برای ارائه خدمات شخصی‌سازی شده باید تمامی قطعات و اتصالات به کار رفته در محصولات برای چنین پروژه‌هایی، به درستی و با دقت نظر، توسط تیم طراحی تعریف، ذخیره‌سازی و در قالب پایگاه اطلاعاتی به تیم‌‌های تولید، اجرا، فروش و خدمات پس از فروش منتقل می گردد تا در آینده و برای اجرا پروژه خللی ایجاد نشود.
راهکارهای ما
با توجه به اینکه محصولات مورد استفاده در این پروژه به صورت مجدد و مطابق با فضای مربوطه تولید شده بود استفاده از یک سیستم زنجیره تامین برای پشتیبانی هرچه بهتر و بیشتر محصولات ارائه شده ضروری بود. مسئله تأمین قطعات و خدمات بعد از پروژه برای ما اهمیت ویژه‌ای داشت که تمامی این موارد توسط واحد مهندسی فروش پیش‌بینی و برای آن برنامه‌ریزی شد. راهکار ما برای پروژه صندوق ضمانت از مرحله دریافت سفارش‌ها به صورت منحصربه‌فردی تعریف شد.
انعطاف پذیری بالا در دریافت و طبقه بندی اطلاعات بدون از دست دادن تمرکز از مهمترین بخش های برنامه ریزی پروژه بود که در سیستم اطلاعاتی و مدیریت پروژه گنجانده شده بود. در نتیجه پیاده سازی این سیستم توانستیم تغییراتی در مدول‌های پارتیشن اداری دوجداره خود ایجاد کنیم که مختص فضای اداری سازمان صندوق ضمانت باشد.
ایجاد سیستم اطلاعاتی کالا برای مدیریت پروژه
در این بخش برای هر قطعه و اتصالی که در پارتیشن اداری دوجداره و مبلمان مورد نظر ارائه شد، یک کد در مجموعه نرم‌افزاری شرکت تعریف شد. این کد شامل اطلاعات قطعه از قبیل اندازه، رنگ ، محل قرارگیری و جنس و متریال استفاده شده می باشد. با استفاده از این روش در صورت نیاز به هر قسمت از محصولات شامل پارتیشن ها و مبلمان اداری استفاده شده تنها با استفاده از این کد می توان قطعه مورد نظر را دوباره و عینا تولید نمود تا با تغییر و یا تعمیر یک قسمتی مشکلی برای قسمت های دیگر ایجاد نشود.از طرفی با استفاده از این سیستم کدگذاری فرآیند نصب راحت‌تر و با شتاب بیشتری انجام گرفت؛ چرا که گروه اجرایی ما می‌دانست که بر طبق کد هر قطعه و پلان موجود، هر اتصال و محصولی باید به کجا منتقل شده و نصب شود. پارتیشن اداری دوجداره
این فرآیند کدگذاری تنها به مرحله اجرا ختم نمی‌شود. طرح پارتیشن اداری دوجداره و مبلمان اداری، بلوک‌های شیشه‌ای و حتی اتصالات به کار رفته در هر محصول به نحوی در پایگاه‌های اطلاعاتی شرکت ما ذخیره شده است، که در صورت مشکلات احتمالی و بروز هرگونه اتفاقی برای این محصولات، بتوانیم تمامی فرآیند خدمات پس از فروش را به خوبی و در اسرع وقت به این سازمان ارائه دهیم.
تجهیز فضای اداری مطابق با استانداردهای دکوراسیون اداری
تیم طراحی سهلان با تکیه بر تجربه خود، برای اجرا و پیاده‌سازی طرح مورد نظر تغییراتی را در پلان‌ها ایجاد کرد، تا بتوان مسیر اجرایی کار را هموارتر کرد. با توجه به آن‌که قرار بود در تمامی فضای اداری سازمان از شیشه به عنوان جنس قالب استفاده شود، تصمیم گرفتیم که فاصله میان پارتیشن‌ها تا سقف را نیز با استفاده از شیشه پوشش دهیم. در این وضعیت، بحث استحکام پارتیشن‌ها مهم‌تر از قبل می‌شد. به همین دلیل، برای ایجاد ایستایی بیشتر در پارتیشن اداری دوجداره، به خصوص در مورد پارتیشن‌های کوتاه، در برابر ضربه و تکان‌های احتمالی، نحوه چیدمان پارتیشن اداری دوجداره را با در نظر گرفتن استانداردها بهینه سازی شد.
از طرفی با توجه به رفت و آمد زیاد کارشناسان و مراجعان در فضای اداری نوع سازماندهی و چینش فضا از اهمیت بسزایی برخوردار بود. طراحان سهلان با پیاده سازی و استفاده از استانداردهای روز دنیا فضای اداری را با توجه به طرح کارفرما بهینه سازی نمودند.
تولید اختصاصی محصولات مطابق با نیاز پروژه
در بخش بعدی، یعنی مبلمان اداری، مدل و طرح مبملان اداری بصورت کامل اختصاصی به ما ارائه شد. در طراحی این مبلمان اداری از المان های مدرن و مینیمال استفاده شده است. پارتیشن اداری دوجداره
با توجه به پلان ارائه شده، سه اداره، یک اتاق ریاست و یک اتاق کنفرانس برای این فضا در نظر گرفته شده بود. برای ایجاد تمایز میان اداره‌ها و به پیشنهاد کارفرما، از باندهای رنگی در میزهای کارشناسی هر اداره استفاده کردیم. در کنار میزهای طراحی شده، کمد و کشوهایی را طراحی و تولید کردیم که علاوه بر تأمین نیاز پرسنل در یک فضای اداری، هماهنگی و سازگاری با میزهای ارائه شده داشته باشند. علاوه بر این، برای اتاق جلسات، میز کنفرانس متناسب و هماهنگ با دیگر بخش‌ها طراحی و تولید شد.
دستاوردها
مهم ترین نکته در طراحی فضای سازمان صندوق ضمانت طراحی کاملا اختصاصی و متفاوت با محصولات ما بود. علاقه کارفرما به استفاده از محصولات ما سبب شد تا محصولات خود را مطابق با خواسته وطرح مورد نظر مشتری و با استفاده از استانداردها تولید نماییم. از طرفی فرآیند طراحی تا ساخت و اجرا بایستی به طور یکپارچه انجام شود و شتاب لازم برای اجرای پروژه را نیز در نظر گرفت. طراحی و تولید مدولار به کمک سیستم کدگذاری هر قطعه و محصول استفاده شده، فرآیند نصب و خدمات پس از فروش را سهل تر نموده است. پارتیشن اداری دوجداره
مدیریت و برنامه‌ریزی پروژه و کیفیت اجرا پروژه سبب شد رضایت مدیران صندوق ضمانت را در مورد فضای طراحی شده به دست آوریم. آنها انتظار داشتند که فضای اداری این سازمان در سطح شأن و شخصیت این مجموعه طراحی و تجهیز شود. طبقه تجهیز شده، به نحوی رضایت مدیران این سازمان را به دست آورد، که بیشتر امور مربوط به تشریفات و استقبال از مهمانان بلندپایه داخلی و خارجی در این طبقه انجام می‌شود. اجرای موفق این پروژه سبب شد تا فرآیند تجهیز دیگر طبقات دیگر این ساختمان، از جمله طبقه مدیریت نیز به ما سپرده شده است. این مسئله نشان می‌دهد، اگرچه فضا و موقعیت جدیدی را تجربه کردیم، اما توانستیم با پذیرش چالش‌ها و تغییرات، محصولات و خدمات خود را به گونه‌ای ارائه دهیم که نیازها و انتظارات موجود برآورده شود. پارتیشن اداری دوجداره
حدود 80 درصد از کارشناسان ادار‌ه‌های این طبقه از طرح اجرا شده رضایت خاطر داشتند و به این نکته اشاره کردند که در فضای طراحی شده تمامی ظرافت‌های لازم برای تعامل بهتر با مراجعین در نظر گرفته شده است. به علاوه، نظرات مثبتی در مورد تعامل بهتر با کارشناسان این بخش، از سوی مراجعین این سازمان دریافت شد. به عبارتی دیگر، یکی از اهداف و انتظارات اصلی مدیران سازمان صندوق ضمانت، یعنی ارائه فضایی برای تعامل و ارتباط بهتر با مراجعین و مهمانان سازمان برآورده شد.
